Eine Software zur Außendienststeuerung sollte die Grundlage jeder Optimierungsmaßnahme sein. Mit ihrer Hilfe identifizieren Sie Verbesserungspotentiale in der Standort-, Gebiets- und Tourenplanung für Ihren Vertrieb, steigern Effizienz und Auslastung Ihrer Mitarbeiter*innen und erhöhen die Zufriedenheit Ihrer Kund*innen.
Doch nicht immer ist der Kauf einer Software die beste Lösung für ein Unternehmen. In manchen Fällen kann es sinnvoller sein, den Auftrag an externe Berater*innen abzugeben. Die Entscheidung pro oder kontra Consulting hängt dabei von verschiedenen Faktoren ab.
Welche Ressourcen stehen Ihnen zur Verfügung?
Bei der Entscheidung “Software oder Consulting?” sollten Sie als erstes Ihre Ressourcen in den Blick nehmen. Die Anschaffung einer Software lohnt sich nur dann, wenn es in Ihrem Unternehmen auch Mitarbeiter*innen mit den notwendigen analytischen Fähigkeiten gibt. Sie sollten in der Lage sein, Analysen und Ergebnisse auszuwerten und daraus konkrete Maßnahmen abzuleiten. Kenntnisse der Software sind dabei natürlich von Vorteil – wobei moderne und intuitiv aufgebaute Lösungen, wie PTV Map&Market schnell zu erlernen sind.
Doch nicht nur die Fähigkeiten der Mitarbeiter*innen sollten vorhanden sein. Sie müssen auch ausreichend Zeit haben, die Software einzusetzen und den Außendienst zu optimieren.
Aber externe Beratung ist doch immer so teuer? Nicht unbedingt. Bei knappem Budget kann ein Consulting Projekt durchaus ökonomisch sinnvoll sein, da Sie dadurch initiale und laufende Kosten vermeiden und trotzdem gezielte Analysen und Optimierungen durchführen können. Bei größeren oder häufig wiederkehrenden Projekten hingegen lohnt sich meist die Anschaffung einer Softwarelösung.
Einmaliges Projekt oder regelmäßige Optimierung des Außendienstes?
Überlegen Sie, wie häufig und bei welchen Projekten die Software zur Außendienststeuerung zum Einsatz kommen wird. Überprüfen Sie nur einmal im Jahr Ihre Vertriebsstruktur oder werfen Sie kontinuierlich einen Blick darauf? Stehen in Ihrem Unternehmen gerade viele Veränderungen an, die eine Analyse und Optimierung des Außendienstes erforderlich machen – danach wird die Software aber nicht länger gebraucht? Eventuell arbeiten Sie auch in einer sich schnell wandelnden, dynamischen Branche, sodass Sie Ihre Gebiete und Besuchstouren immer wieder analysieren und anpassen müssen.
Wie auch immer Ihre Entscheidung ausfällt: Sie muss zum Projekt und Ihrem Unternehmen passen. Manche unserer Kunden beauftragen uns für die alljährlich anstehende Gebietsplanung, übernehmen die Tourenplanung für ihre Mitarbeiter*innen jedoch selbst.
Wie komplex ist Ihre Außendienstplanung?
Als Faustregel gilt: Je komplizierter das Projekt und je umfangreicher die Vorgaben, desto sinnvoller ist die Beauftragung von Consulting Expert*innen. Unsere Berater*innen bringen jahrelange Branchen- und Softwareerfahrung mit. Es gibt (fast) kein Problem, für das sie nicht schon einmal eine Lösung gefunden haben, sei es die Optimierung mehrerer Teams in einem Gebiet, Personalanforderungen oder zeitliche Vorgaben für Besuche.
Alternativ können Sie natürlich auch Ihre eigenen Mitarbeiter*innen schulen und so langfristig internes Know-How aufbauen.
Stehen große, schwer zu vermittelnde Veränderungen an?
Eine Neuaufteilung der Vertriebsgebiete, Standortschließungen oder eine geänderte Zuordnung der Kunden – solche Maßnahmen sind den betroffenen Außendienstmitarbeiter*innen häufig schwer zu vermitteln und können auf Ablehnung stoßen. Ein externes Beratungsunternehmen kann hier die Rolle eines objektiven Experten und neutralen Vermittlers einnehmen und Sie mit fundierten, transparenten und professionell aufbereiteten Analysen beim Changemanagement unterstützen. Das erhöht die Akzeptanz von Optimierungsmaßnahmen.
Wie flexibel sind Sie?
Für ein Consultingprojekt müssen Sie Zeit einplanen. Vom ersten Kick-Off mit Aufgaben- und Zieldefinition bis zur Ergebnispräsentation vergehen in der Regel mehrere Wochen. Sollte Ihr Projekt also zeitkritisch sein, ist es vermutlich sinnvoller, inhouse alle Ressourcen darauf zu setzen und die Analysen und Optimierungen selbst durchzuführen. So bleiben Sie flexibel und können den Umfang des Projektes sowie die Fragestellungen auch on-the-go noch ändern und anpassen.
Sie haben sich für Consulting entschieden: Wie geht es nun weiter?
Ein Consulting Projekt beginnt immer mit der Festlegung von Aufgaben und Zielen. Welche Fragen möchten Sie beantworten, welche Probleme lösen, welche vertrieblichen Ziele erreichen? Dann klären wir, welche Daten und Parameter benötigt werden. Im Anschluss beginnen unsere Expert*innen mit der Analyse der Ist-Situation, visualisieren sie und zeigen Verbesserungspotentiale auf. So können wir zum Beispiel erkennen, wo sich Ihre umsatzstärksten Kunden befinden, welche Außendienstmitarbeiter*innen stärker oder geringer ausgelastet sind und ob der Außendienst eine angemessene Größe für die erforderliche Besuchsabdeckung hat.
Gemeinsam mit Ihnen rechnen wir dann verschiedene Was-wäre-wenn-Szenarien durch und zeigen in Karten und Übersichten auf, welche Auswirkungen die einzelnen Szenarien auf die Auslastung Ihrer Mitarbeiter*innen, deren Besuchstouren und auf die damit verbundenen Kosten haben. Schließlich präsentieren wir Ihnen die Ergebnisse und machen Optimierungsvorschläge.