Le logiciel de gestion de la force de vente devrait être à la base de tout projet d’optimisation. Avec cet outil, vous pouvez identifier le potentiel d’amélioration de la planification des emplacements, des territoires et des itinéraires, accroître l’efficacité et la capacité de vos commerciaux et ainsi, améliorer la satisfaction des clients et votre chiffre d’affaires
Toutefois, l’achat d’un logiciel n’est pas toujours la meilleure solution pour une entreprise. Dans certains cas, il peut être plus judicieux d’externaliser la gestion des équipes terrain. Cette décision de faire appel à des consultants externes n’est pas anodine et dépend de différents facteurs.
Mesurer vos ressources disponibles
Lorsque vous hésitez entre adopter un logiciel ou faire appel à des consultants, la première chose à prendre en compte est : vos ressources. L’achat d’une solution logicielle ne vaut la peine que si votre entreprise dispose d’employés ayant les compétences analytiques nécessaires. Ils doivent être capables d’effectuer des analyses, d’interpréter les résultats et d’en tirer des mesures concrètes. La connaissance du logiciel est bien sûr un avantage – même si des solutions modernes et intuitives peuvent être prises en main rapidement.
Néanmoins, il ne s’agit pas seulement des compétences des employés. Ils doivent également disposer de suffisamment de temps pour utiliser le logiciel et optimiser les plans de tournées des équipes terrain.
Quant au consulting externe n’est-il pas aussi coûteux ? Pas nécessairement. Si vous disposez d’un budget restreint, un projet de conseil peut s’avérer judicieux d’un point de vue économique. En effet, il vous permet d’éviter les coûts initiaux et permanents tout en effectuant des analyses et des optimisations ciblées. L’outil (achat, licences, utilisation) restera transparent pour vous. En revanche, pour les projets plus importants ou récurrents, il vaut généralement la peine d’acheter une solution logicielle.
Un projet ponctuel ou une optimisation régulière de la force de vente ?
Réfléchissez à la fréquence et aux projets pour lesquels le logiciel sera utilisé. Révisez-vous votre structure de vente une seule fois par an (quelles sont vos contraintes métiers, comme des périodes de pic d’activité) ou l’examinez-vous en permanence ? Y a-t-il beaucoup de changements dans votre entreprise qui nécessitent une analyse et une optimisation des forces de vente (évolutions des effectifs, restructuration des équipes en fonction de leurs compétences et/ou des ambitions de votre organisation)
Il se peut également que vous travailliez dans un secteur dynamique et en évolution rapide, ce qui vous oblige à analyser et à ajuster régulièrement vos territoires et vos horaires de visite.
Quelle que soit votre décision, elle doit être adaptée au projet et à votre entreprise. Certains de nos clients nous engagent pour la planification annuelle des territoires de vente, mais prennent eux-mêmes en charge la planification des itinéraires de leurs représentants commerciaux.
Quel est le degré de complexité de la planification de votre force de vente ?
En règle générale, plus le projet est complexe et plus les spécifications sont étendues, plus il est judicieux de faire appel à des experts en conseil.
N’hésitez pas à challenger les consultants sur les connaissances de votre secteur, des logiciels existants et des optimisations possibles, qu’il s’agisse de l’optimisation de plusieurs équipes dans un domaine, des besoins en personnel ou des spécifications de temps pour les visites.
Vous pouvez bien sûr former vos propres employés et développer un savoir-faire interne à long terme mais soyez bien conscients des contraintes associées
Etes-vous confronté à des changements majeurs ?
Une réaffectation des territoires de vente, des fermetures de sites ou un changement dans l’affectation des clients – de telles mesures sont souvent difficiles à communiquer aux commerciaux concernés et peuvent susciter un rejet.
Un cabinet de conseil externe peut assumer le rôle d’expert et de médiateur et vous soutenir dans la gestion du changement avec des analyses fondées, transparentes et préparées de manière professionnelle.
Vos équipes sont-elles flexibles ?
Vous devez prévoir du temps pour un projet de conseil. Il faut généralement plusieurs semaines entre le premier coup d’envoi, la définition des tâches et des objectifs et la présentation des résultats.
Les sociétés de conseil ont plusieurs clients en même temps et essaient de les satisfaire tous, mais elles sont beaucoup plus souples en matière de gestion du temps. Si les missions doivent être faites rapidement, elles peuvent mettre en commun toutes leurs ressources et faire appel à des consultants en charge de d’autres projets. Dans une entreprise traditionnelle, en revanche, les employés sont généralement affectés à des départements précis et des tâches fixes et ne peuvent donc pas être affectés à un projet d’optimisation urgent.
Si votre entreprise dispose de ressources suffisantes pouvant être déployées spontanément, rien ne s’oppose à ce que vous réalisiez vos analyses en interne. Vous restez ainsi flexible, vous fixez vos propres délais et vous pouvez facilement modifier et adapter l’étendue du projet, même en cours de route.
Vous avez opté pour le conseil, quelle est la prochaine étape ?
Un projet de conseil commence toujours par la définition des tâches et des objectifs. Quels sont les problèmes que vous rencontrez, quels objectifs de vente voulez-vous atteindre ?
Chez PTV, nous clarifions les données et les paramètres nécessaires au projet. Nos experts commencent par analyser la situation actuelle de votre entreprise, la visualisent et identifient les possibilités d’amélioration.
Par exemple, nous pouvons identifier où se situent vos clients qui vendent le plus, quels commerciaux sont plus ou moins occupés et si la force de terrain est d’une taille appropriée pour couvrir le nombre requis de visites.
En collaboration avec vos équipes, nous calculons ensuite différents scénarios de simulation et à l’aide de cartes et de vues d’ensemble, nous montrons les effets des différents scénarios sur la charge de travail de vos forces de vente, leurs itinéraires de visite et les coûts associés. Enfin, nous vous présentons les résultats obtenus et vous recommandons des optimisations.