De kwaliteit van de transportplanning is grotendeels bepalend voor de winst van het transportbedrijf. Alle reden dus om transportplanners te voorzien van de beste hulpmiddelen. Niettemin zien we nog altijd veel transportbedrijven die handmatig plannen en volledig vertrouwen op de kennis en ervaring in het hoofd van de planners. Is dat nog verantwoord anno 2021 met uitstekende ritplanningssoftware of ‘automatische routeplanner‘ zoals we dat in de volksmond noemen.
In sommige kantoren hangt-ie nog aan muur: de landkaart waarop de planners met een handvol prikkers de ritten langs de laad- en losadressen uitstippelden. De kwaliteit van de planning was vooral afhankelijk van de kennis en ervaring van de planners. Die kenden de adressen en de knelpunten onderweg, al was het maar omdat ze zelf jarenlang achter het stuur hadden gezeten. Desondanks was het vaak geen optie om alle ritten tot op de kilometer of minuut nauwkeurig door te rekenen. Daarvoor ontbraken simpelweg de tools en de tijd.
Automatisch plannen 2.0
De eerste transportsoftware bood verlichting. Planners kregen opeens een digitaal planbord in handen. Daarmee konden ze eenvoudig transportorders aan vrachtwagens en chauffeurs koppelen. Ze konden per rit de laadmeters optellen om te checken of een vrachtwagen nog ruimte voor een extra zending had. Met een routeplanner konden ze per rit de afstanden en rijtijden berekenen. Dat leidde tot verkorting van de plantijd en een betere planning. Noem het automatisch plannen 2.0. Lees in ons blog bericht waarom een digitaal planbord geen ritplanningssysteem is.
Maar bij gebruik van het digitale planbord in een transport management of ander administratief systeem, is de kwaliteit van de planning nog altijd afhankelijk van de kennis en ervaring van de planner. Het is nog steeds de planner die zelf de orders over de ritten moet verdelen. Omdat hij niet eindeloos kan blijven puzzelen, moet hij vertrouwen op zijn onderbuikgevoel en vuistregels. Terwijl hij tegelijkertijd rekening moet houden met alle eisen en wensen zoals tijdafspraken, voertuigspecificaties, chauffeursdiploma’s, venstertijden, milieuzones, etc.
Plantijd verkorten en efficiency verbeteren?
Profiteer van automatisch plannen
Kennis en ervaring: combinatie van transportplanner & ritplanningssysteem
Het is de vraag of dat vandaag de dag nog kan: louter vertrouwen op de kennis en ervaring van de planners. De kwaliteit van de planning is immers bepalend voor de beladingsgraad van het transportbedrijf. En hoe hoger de beladingsgraad, hoe groter de winstmarge. Dat vraagt om een planning op basis van keiharde feiten in plaats van het vaak bedrieglijke onderbuikgevoel. Zeker in de transportsector, waarin de marges al jarenlang onder druk staan.
Daarnaast wordt de planning steeds complexer. Klanten stellen steeds meer eisen en wensen, die zich laten vertalen in een toenemend aantal restricties waarmee planners rekening dienen te houden. Alsof dat nog niet genoeg is, stelt ook de overheid steeds meer eisen. Denk aan tijdvensters en milieu zones en verplichte aanrijroutes in binnensteden. Voor een planner is het bijna onmogelijk geworden om met alle restricties rekening te houden. En als het hem dat toch lukt, is het risico voor transportbedrijven te groot geworden. De continuïteit van het bedrijf komt in gevaar als de bedrijfsvoering afhankelijk is van de kennis en ervaring van één planner.
Volledig ‘automatische routeplanner’ 3.0
Met een volledig ‘automatische routeplanner’ kunnen we de stap maken naar transportplanning 3.0. Met een dergelijk systeem kunnen planners hun werk deels automatiseren. Ze kunnen bijvoorbeeld de orders op een digitale kaart projecteren en vervolgens zelf ritten creëren, waarbij het systeem controleert of aan alle restricties is voldaan en de maximale laadcapaciteit niet wordt overschreden (semiautomatisch plannen). Ze kunnen ook kiezen voor volautomatisch plannen. In dat geval zijn het geavanceerde algoritmes die na één druk op de knop de orders over de ritten verdelen en een planvoorstel creëren.
Automatisch plannen heeft veel voordelen. Planners zijn eerder klaar, maken minder fouten en vergeten geen restricties. Omdat de algoritmes in een paar tellen veel meer mogelijkheden kunnen doorrekenen dan de planners in een paar uur, leidt automatisch plannen tot een hogere beladingsgraad en dus een hogere winstmarge. En last but not least: mede omdat restricties en andere slimmigheidjes zoveel mogelijk in de automatische routeplanner worden vastgelegd, is de afhankelijkheid van de kennis en ervaring van de planners minder groot. Beter gezegd: als een planner om wat voor reden dan ook uitvalt, blijft diens kennis en ervaring beschikbaar.
Transportplanners blijven nodig
Wat betekent dat voor de rol van de transportplanners in het transportbedrijf? Die blijft even groot als voorheen. Blindelings vertrouwen op het planvoorstel dat de algoritmes opleveren, is onwenselijk. Vrijwel elke dag ontstaan uitzonderingen op de regels en restricties die in het planningssysteem zijn vastgelegd. Aan de planners de taak om het planvoorstel te toetsen op die uitzonderingen. Daarnaast weten de planners anders dan de algoritmes waar speelruimte zit is om het planvoorstel verder te verfijnen en te verbeteren. Omdat de plantijd afneemt, hebben ze meer tijd voor optimalisatie. Dat kan een elke dag opnieuw enkele procenten in efficiëntie schelen. En elk procent telt.