Bij ritplanning geldt: delen is vermenigvuldigen. Tenminste, als de planners multi-user ritplanningssoftware gebruiken. Met deze software kan elke planner zijn eigen planning delen met zijn directe collega’s. Dat levert veel praktische voordelen op én een betere planning.
De term multi-user software zegt het al: deze software stelt meerdere gebruikers in staat aan meerdere planningen te werken. Daarmee kunnen vervoerders de dynamiek en transparantie binnen hun planningsafdeling vergroten en meer synergie uit de verschillende planningen halen.
Natuurlijk is het geen doel op zich om planners aan meerdere planningen tegelijk te laten werken. Integendeel, meestal heeft een planner zijn handen meer dan vol aan zijn eigen planning. Maar soms kan het handig zijn als een collega even meekijkt. En soms is het slim om orders, voertuigen of chauffeurs onderling uit te wisselen, mits dit mogelijk is.
Fijnmazige distributie
Neem als voorbeeld een transportbedrijf met een fijnmazig distributienetwerk voor heel Nederland. Dat netwerk telt drie regio’s met in elke regio een depot. Vanaf elk depot vertrekken elke ochtend tientallen distributieauto’s om zendingen af te leveren op hun eindbestemming. Dat betekent dat de voorgaande avond drie planners keihard werken aan elk hun eigen ritplanning, één voor elk depot.
Multi-user planningssoftware stelt deze drie planners in staat om over elkaars schouder mee te kijken. Blijft de planner in Zuid-Nederland met een zending zitten die hij niet goed meer kwijt kan? Dan kan hij checken of zijn collega in West-Nederland in één van zijn voertuigen een gaatje over heeft. Door die zending over te hevelen van Zuid- naar West-Nederland, indien de goederen daar ook beschikbaar zijn. Via deze manier wordt de planning in beide regio’s een stukje efficiënter. Dat leidt tot lagere kosten en lagere CO2-uitstoot.
Werken in deelplanningen
Soms wordt een ritplanning te groot voor één planner. Ook in dat geval biedt multi-user planningssoftware uitkomst. Met een paar klikken krijgt een tweede planner toegang tot de ritplanning. De twee collega’s kunnen de ritplanning zelfs onderling verdelen, zodat ieder zijn eigen stuk heeft om aan te werken. En als dat nodig is, kunnen ze behalve zendingen ook voertuigen en chauffeurs tussen de deelplanningen uitwisselen.
Natuurlijk is het niet handig dat een planner het werk van zijn collega zonder diens medeweten zit aan te passen. Daarom is het mogelijk om aan verschillende planners verschillende rechten toe te kennen. De planner in Zuid-Nederland kan dan met zijn eigen planning doen wat hij wil, maar de planning van West- en Noord-Nederland kan hij alleen bekijken en niet aanpassen. Dat voorkomt fouten en misverstanden. Op die manier blijft elke planner baas over zijn eigen planning.