Waar veel transportbedrijven focussen op kosten, stelt Claassen Logistics klanten op de eerste en medewerkers op de tweede plaats. Kostenverlaging staat slechts op plaats drie. “Natuurlijk zijn lage transportkosten belangrijk. Maar als we onze klanten tevredener kunnen stellen door met iets minder efficiëntie genoeg te nemen, zullen we dat zeker doen. En als het lukt om ook chauffeurs tevreden te houden, komt dat eveneens ten goede aan de efficiëntie”, stellen Sebastiaan Kolijn en Sander Peijs van Claassen Logistics in hun verhaal over transportplanning.
Continuïteit van de bedrijfsvoering
Dat veel transportondernemers hun oog op het kostenplaatje richten, is niet vreemd. In weinig andere sectoren is de winstmarge zo laag als in transport. Waar mogelijk zoeken transportondernemers daarom naar mogelijkheden om de efficiëntie te vergroten en de kosten te verlagen. Maar zoals Claassen Logistics laat zien, is het streven naar minimale transportkosten niet zaligmakend. Als de dienstverlening aan klanten of de tevredenheid van medewerkers daaronder lijdt, kan de continuïteit van de bedrijfsvoering in het gedrang komen.
Ook veel ritplanningssystemen zijn ontwikkeld met het doel om transportkosten te ‘optimaliseren’. Ze zijn ingesteld op reductie van rijafstanden en rijtijden. Dat resulteert inderdaad in lagere kosten, maar soms zijn andere doelstellingen nodig om klanten en medewerkers tevreden te houden. Sommige klanten hechten meer belang aan het waarmaken van de beloofde levertijden, terwijl andere klanten de voorkeur geven aan een vaste chauffeur die zelfstandig kan laden en lossen. En wie zijn chauffeurs wil behouden, zal rekening moeten houden met hun wensen omtrent werktijden.
Harde en zachte restricties
Wat transportbedrijven nodig hebben, is een veelzijdige en flexibele optimalisatietool die kan worden afgestemd op specifieke doelen. PTV OptiFlow, het ritplanningsysteem dat ook door Claassen Logistics wordt gebruikt, is zo’n tool. Wat deze tool onder andere uniek maakt, is het onderscheid tussen harde en zachte restricties.
Harde restricties zijn de eisen en randvoorwaarden waarvan niet mag worden afgeweken. Als de transportplanner op de planknop drukt, geneert PTV OptiFlow een ritplanning die daarvan nooit zal afwijken. Op die manier kunnen planners waarborgen dat zendingen binnen het afgesproken tijdvenster van bijvoorbeeld één of twee uur worden afgeleverd of dat die ene chauffeur op donderdag altijd voor zes uur thuis is.
Fictieve penalty’s
Zachte restricties zijn eisen en randvoorwaarden waarvan in een uitzonderlijk geval wel mag worden afgeweken. PTV OptiFlow heeft de vrijheid om ze los te laten als de voordelen daarvan opwegen tegen de nadelen. De planner kan die afweging beïnvloeden door fictieve penalty’s aan deze zachte restricties koppelen. Deze penalty is een fictief bedrag die gebruiker kan instellen, om het systeem overwegingen te laten maken die transportplanner normaal gesproken moet doen. Als de gebruiker van het systeem het waardevoller vindt om in een bepaalde situatie aan de wensen van een klant te voldoen, kan de planning daar iets duurder van worden. Dit maakt het mogelijk om rekening te houden met klantwensen of duurzaamheidsdoelstellingen, maar niet tegen elke prijs. Omgekeerd, wanneer de voorkeur van de klant leidt tot een te kostbare planning, kan hiervan binnen de ingestelde kaders worden afgeweken.
Neem als voorbeeld een type order dat in principe op een busje moet worden gepland. Dit kan worden aangepast om het in een vrachtwagen te vervoeren als dit extreem efficiënt is. In dat geval kan PTV OptiFlow automatisch de afweging voor u maken, gebaseerd op uw ingestelde voorkeuren.
Verbetering van klanttevredenheid
Transportondernemers kunnen de fictieve penalty’s dus gebruiken om de kosten in de hand te houden, maar omgekeerd kunnen ze deze optie ook gebruiken om te optimaliseren op klanttevredenheid. Soms is het bijvoorbeeld goedkoper om een voertuig minder in te zetten en te accepteren dat de afgesproken tijdsvensters niet worden gehaald. Als dat vanwege de focus op OTIF (on time, in full) of andere prestatie-indicatoren geen optie is, kunnen fictieve penalty’s worden ingezet om een planning te maken waarin de tijdvensters wel worden gehaald. Wanneer de penalty groter is dan het besparingspotentieel, zal altijd gekozen worden om de tijdvensters te behalen.
PTV OptiFlow heeft meer mogelijkheden om de klanttevredenheid te optimaliseren. Bij het toewijzen van chauffeurs en voertuigen houdt het systeem rekening met de wensen van klanten. Sommige klanten werken graag met een vaste chauffeur omdat die de veiligheidsprocedures kent en zelfstandig kan laden of lossen. Tevens kan er rekening worden gehouden met bepaalde kwalificaties die nodig zijn om de goederen op de juiste manier te behandelen. Soms is een voertuig met een specifiek hulpmiddel zoals een kooiaap nodig om goederen op locatie te lossen. Dit zal altijd meegenomen kunnen worden in de planning.
Betrouwbaarheid en kwaliteit
Een andere factor is de betrouwbaarheid van de planning, wat impact heeft op de voorspelbaarheid en kwaliteit van de totale operatie. Als een vrachtauto arriveert bij een warehouse, is het fijn als het warehouse-team is voorbereid en klaar staat om de vracht te lossen. Dat is alleen het geval als de vrachtauto daadwerkelijk op de voorspelde aankomsttijd aandockt. PTV OptiFlow zorgt voor een realistische en betrouwbare ritplanning door gebruik te maken van real-time en historische verkeersinformatie. Anders dan andere ritplanningssystemen begrijpt PTV OptiFlow dat de rijtijden van dag tot dag en van uur tot uur kunnen variëren.
Daarnaast worden er minder fouten gemaakt met deze optimalisatie tool, omdat de ritplanning volautomatisch tot stand komt. Wie aangewezen is op handmatig of semi-automatisch plannen, kan zich vergissen of een zending over het hoofd zien. Het resultaat: minder klanten die te laat of niet worden beleverd en dus ook minder herstelkosten. Dat PTV OptiFlow een cloud-applicatie is, betekent dat updates direct beschikbaar zijn voor alle gebruikers. Wanneer er bijvoorbeeld een update komt in het kaartmateriaal, zodat u altijd werkt met het meest actuele kaartmateriaal, kan dit razendsnel worden bijgewerkt. Dit draagt ook bij aan een hogere betrouwbaarheid.
Tactische en strategische optimalisatie
Natuurlijk kunnen we kosten besparen door rijafstanden en rijtijden te minimaliseren, maar er zijn meer factoren die van invloed zijn op de transportkosten. PTV OptiFlow ondersteunt planners en managers bij tactische en strategische vraagstukken. Als het bijvoorbeeld voordeliger is om een extra voertuig in te zetten, neemt deze optimalisatie het mee in het planvoorstel. Als het efficiënter is om een extra stop buiten de regio van de chauffeur te maken, zal het systeem die kans niet laten liggen. Daarnaast rekent dit systeem eenvoudig voor u uit of het voordeliger is om een rit zelf te rijden of uit te besteden.
Wat strategische vraagstukken betreft, kan deze optimalisatiesoftware worden ingezet om een netwerkstudie uit te voeren. Op basis van historische data en groeiverwachtingen rekent het systeem uit wat de optimale locatie is van een nieuwe hub en welk verzorgingsgebied daarbij hoort. Daarbij wordt rekening gehouden met verschillende factoren zoals de opzetkosten en de capaciteit van een nieuwe hub.
Omdat PTV OptiFlow volledig automatisch een kant-en-klare ritplanning oplevert, houden planners meer tijd over voor dit soort tactische en strategische vraagstukken. Waar nodig, kunnen de consultants van PTV Logistics daarbij ondersteunen.
Verbetering van de bedrijfsvoering
Betekent optimalisatie van de transportoperatie voor u meer dan verlaging van transportkosten? Dan beschikt u met PTV OptiFlow over een veelzijdige optimalisatietool waarmee u in staat met om uw bedrijfsvoering daadwerkelijk te verbeteren. Daarvan profiteert niet alleen u als transportondernemer, maar ook uw klanten en medewerkers.