Maakt een ritplanningssysteem een planner overbodig? Dat is een vraag die veel wordt gesteld. Het antwoord luidt nee. Het is juist de kennis en ervaring van de planner in combinatie met de rekenkundige precisie van slimme algoritmes die een optimale ritplanning oplevert. PTV Group geeft vijf redenen waarom planners onmisbaar blijven.
Iedereen kent inmiddels de bang makende verhalen dat onze banen verdwijnen door digitalisering en robotisering. Dat geldt niet voor transportplanners. Natuurlijk worden ritplanningssystemen voortdurend verder doorontwikkeld en zal het gehalte aan kunstmatige intelligentie toenemen. Maar transportplanners blijven onmisbaar.
Een ritplanningssysteem bevat geavanceerde algoritmes waarmee op basis van een groot aantal variabelen razendsnel de optimale planning kan worden berekend. Maar die algoritmes kunnen niet alles en die variabelen houden niet overal rekening mee. Als zich uitzonderingen voordoen, moet het systeem het laten afweten. De kennis en ervaring van een planner is om vijf redenen noodzakelijk om toch tot een goede planning te komen.
1. Een planner kent zijn klanten
Planners hebben vaak persoonlijk contact met klanten. Daardoor weten ze waar de speelruimte zit die net het verschil kan maken tussen één rit meer of minder. Stel dat een klant een voorkeur heeft voor een levertijd tussen 8.00 en 11.00 uur. Het ritplanningssysteem houdt daarmee automatisch rekening. De planner weet echter dat die klant een incidentele aflevering om 11.30 uur ook prima vindt. Dat betekent dat die zending misschien toch nog mee kan in die vrachtauto die toch al in de buurt komt.
2. Een planner kent zijn wagenpark en chauffeurs
Een planner weet dat bovenin de vrachtauto nog ruimte is, ook al geeft de software aan dat geen laadruimte meer beschikbaar is. Een planner weet ook dat die ene chauffeur gisteren een lange rit met veel vertraging en veel frustraties heeft gehad. Hij kan besluiten om die chauffeur de volgende dag te ontzien met een korte rit die een uurtje later vertrekt. Daarmee houdt hij zijn chauffeurs tevreden en gemotiveerd, een aspect dat steeds belangrijker wordt nu een chauffeurstekort dreigt te ontstaan.
3. Een planner heeft oog voor uitzonderingen
Wij merken dat planners het steeds minder vaak alleen kunnen. Allereerst neemt het aantal orders toe en daalt het volume per order. Het gemiddelde aantal stops per rit stijgt dus. Daarnaast stellen klanten en overheden steeds meer eisen aan het afleverproces, waardoor het aantal restricties eveneens groeit. Het maken van een ritplanning wordt dus steeds ingewikkelder. Een ritplanningssysteem biedt dan uitkomst door het rekenwerk uit te voeren en rekening te houden met de gebruikelijke restricties. Daardoor kan de planner al zijn aandacht richten op de uitzonderingen waarmee het systeem geen raad weet. Denk aan die klant die tijdelijk moeilijk bereikbaar is of die ene rit die kans loopt op vertraging door vakantieverkeer.
4. Een planner heeft meer te doen dan alleen plannen
Met een ritplanningssysteem bespaart een planner kostbare tijd. Tijd die hij nu kan besteden aan overleg en afstemming met klanten en aan aansturing en begeleiding van chauffeurs. Hij kan klanten bijvoorbeeld proactief waarschuwen als een rit vertraging oploopt en met chauffeurs overleggen over oplossingen. Ook houdt hij tijd over voor meer tactische en strategische vraagstukken. Welke ritten kunnen beter worden uitbesteed? Is het zinvol om te investeren in uitbreiding van transportcapaciteit? Kortom, een ritplanningssysteem zorgt dat het werk van de planner minder stress, meer waarde en meer strategische voordelen oplevert.
5. Een planner houdt het systeem up-to-date
Tot slot: een ritplanningssysteem is niets waard zonder de inbreng van de planner. Hij weet welke restricties van belang zijn en wat de instellingen van de parameters moeten zijn. Omdat in veel logistieke ketens de grilligheid, onvoorspelbaarheid, onzekerheid en complexiteit alleen maar toenemen, is een planner nodig die voortdurend controleert of alle instellingen nog voldoen. Als dat niet gebeurt, boet de planning aan kwaliteit in.
Meer plezier met plannen
Een ritplanningssysteem biedt het inzicht dat planners in staat stelt om beter geïnformeerde beslissingen te nemen die leiden tot betere resultaten. Een planner behoudt altijd de volledige controle en blijft verantwoordelijk voor het eindresultaat.
Mensen vergeten vaak dat software alleen maar een hulpmiddel is. Planners zijn lang niet altijd blij met de invoering van een ritplanningssysteem, omdat ze bang zijn hun baan te verliezen. Maar planners zijn niet alleen onmisbaar, ze kunnen met behulp van de juiste software juist beter in hun werk worden. En niet onbelangrijk: ze krijgen daardoor meer plezier in hun werk.
