Veel transportplanners zijn elke dag opnieuw het grootste deel van hun werkdag kwijt aan het verdelen van zendingen over ritten. Ze ‘slepen’ transportorders naar voertuigen en berekenen afstanden, uren en kosten. Zijn ze niet tevreden? Of komt er een nieuwe transportorder binnen? Dan starten ze opnieuw met slepen van orders en doorrekenen van ritten. Net zo lang tot het tijd is om de planning door te geven aan de mensen op de expeditievloer. Dat is meestal uren later.
Een modern ritplanningssysteem bespaart deze planners veel tijd. Met één klik starten de algoritmes in het systeem met het doorrekenen van alle opties. Het resultaat staat binnen een paar tellen op hun scherm: een voorstel voor een verdeling van de zendingen over de ritten. Een voorstel dat zo goed mogelijk voldoet aan alle restricties, zoals capaciteit van voertuigen, kwalificaties van chauffeurs en afspraken over levertijden. In principe is één muisklik voldoende om dit planvoorstel te promoveren tot de definitieve ritplanning.
Laatste paar procent rendement
Veel planners vrezen het moment waarop hun bedrijf een ritplanningssysteem in gebruik neemt. Want wie heeft met zo’n snel en slim systeem nog een planner nodig? Hun vrees is ongegrond, want ook het transportbedrijf met de meest geavanceerde planningssoftware kan niet zonder planners. Simpelweg omdat de software niet alles kan en niet alles weet. Planners blijven onmisbaar om ook de laatste paar procent rendement uit hun netwerk en vloot te halen.
Natuurlijk, een ritplanningsysteem heeft binnen een fractie van een seconde het aantal kilometers en uren per rit uitgerekend. Een ritplanningssysteem ziet kansen voor indeling van de ritten die zelfs de meest ervaren planners niet zien, simpelweg omdat ze geen tijd hebben om honderden scenario’s door te rekenen. Maar een planner weet in welk voertuig nog net een gaatje over is voor die laatste zending. En een planner kan bellen met een klant om te vragen of zijn zending ook een kwartiertje later mag arriveren. Daarmee kan hij flink op transportkosten besparen.
Planner houdt controle
Niet voor niets praten we over een planvoorstel. Een ritplanningssysteem is niets anders dan een hulpmiddel dat een eerste aanzet voor de planning geeft. Het systeem geeft een helder overzicht over de ritten en laat duidelijk zien op welke punten de planning conflicteert met de tijdsafspraken of planningsrestricties. Daarmee heeft de planner alle informatie in handen om betere beslissingen te nemen en de ritplanning te perfectioneren. En als het planningsvoorstel is aangepast, dan is één klik voldoende om alles opnieuw door te rekenen.
De planner houdt dus altijd controle over de planning. Dat is nodig ook, want hij kent de uitzonderingen van die dag. Hij onderhoudt contacten met klanten en chauffeurs. Hij weet dus welke klant heeft gebeld met de vraag of voor een dag met de levertijd kan worden geschoven. Hij weet welke chauffeur die avond iets eerder thuis wil zijn. Hij weet dat die ene rit vandaag wordt uitgevoerd door een onervaren chauffeur die iets meer tijd nodig heeft. Dankzij het ritplanningssysteem heeft de planner meer aandacht voor deze uitzondering, wat uiteindelijk resulteert in grotere tevredenheid onder klanten en chauffeurs.
Andere competenties
Verandert er dan helemaal niets aan de rol van de planner? Natuurlijk wel. Omdat de plantijd wordt verkort, houdt de planner tijd over voor contact met klanten en begeleiding van chauffeurs. Hij heeft meer tijd om uitgevoerde ritten te analyseren en de uitkomst daarvan te vertalen naar verbeterde instellingen van het planningssysteem, dat daardoor steeds betrouwbaarder wordt. Hij kan scenario’s doorrekenen en tactische en strategische keuzes doorrekenen. Daarmee krijgen planners nog meer impact op het rendement van de transportactiviteiten.
Dat betekent dat planners voor een deel andere competenties moeten aanleren. Ze hebben misschien minder praktische en geografische kennis nodig, maar meer gevoel voor de mogelijkheden van software en IT. Zij hebben analytische vaardigheden nodig die hen in staat stellen om de enorme hoeveelheid data te interpreteren en te vertalen in waardevolle informatie ter ondersteuning van tactische en strategische beslissingen. Met een modern ritplanningssysteem zijn transportbedrijven beter voorbereid op de toekomst. Een toekomst waarin planners alleen maar belangrijker worden.
Meer informatie over ritplanning: Vijf tips om op tijd te leveren tijdens de feestdagen