Das Ende des Jahres ist die Hochsaison für Logistikausschreibungen. Viele Verlader bereiten ihre Budgets für das nächste Jahr vor, einschließlich der Pläne für den Frachtbetrieb. Die Ausschreibungen an die Spediteure, werden mit engen Fristen versehen, um so möglichst attraktive Angebote zu erhalten.
Für die Spediteure, die sowieso schon unter dem Druck des Weihnachtsbetriebs stehen, bedeuten die Vielzahl an Ausschreibungen zusätzlichen Stress. So ist es nicht ungewöhnlich, dass sie kurz vor Jahresende Hunderte von Anfragen erhalten. Jede Ausschreibung erfordert Zeit und die Aufmerksamkeit der Verkaufs- und Betriebsteams, bietet aber auch die Gelegenheit, neue Angebote abzugeben und Kunden zu gewinnen.
PTV-Expert*innen geben Tipps, um schnell und zuverlässig Angebote für umfangreiche Ausschreibungen zu erstellen und somit die Aufträge an Land zu holen.
1. Auf Digitalisierung setzen
Digitale Frachtbörsen und Online-Plattformen sind in der Branche zur Norm geworden. Zu ihren vielen Vorteilen gehört die Möglichkeit für Spediteure, mit neuen Verladern in Kontakt zu kommen.
In den meisten digitalen Ausschreibungen werden die Transportanforderungen als strukturierte Datensätze – Online-Formulare und Excel-Tabellen – dargestellt. Aber selbst dann bleiben die Anfragen komplex: Tausende von Fahrten, die angeboten werden müssen, mehrere Transportarten und individuelle Anforderungen.
Bei so vielen zu berücksichtigenden Variablen – Treibstoffkosten, Mautgebühren, Löhne der Fahrer*innen – sind manuelle Berechnungen so gut wie unmöglich. Digitale Tools ermöglichen es, große Datenmengen schnell zu verarbeiten und erfolgreiche Angebote für Kunden und Interessenten zu erstellen. So ist man der Konkurrenz stets einen Schritt voraus.
2. Zuverlässige Kostenprognosen erstellen
Um Logistikausschreibungen zu gewinnen, ist eine genaue und zuverlässige Prognose der Frachkosten unerlässlich. Digitale Tools mit leistungsstarken Algorithmen stellen sicher, dass dabei alle die Kosten beeinflussenden Faktoren wie z. B. eine aktuelle LKW-gerechte Streckenführung, Fahrzeugkosten, Arbeitszeit der Fahrer*innen und Mindestlohnvorschriften enthalten sind.
Darüber hinaus unterstützt ein Software-Tool bei strategischen Entscheidungen während des Ausschreibungsprozesses. So lassen sich Benchmarks auf Basis von Entfernungen (Map&Guide Referenzkilometer), Kosten, Fahr- und Reisezeiten für verschiedene Fahrzeuge erstellen. Der Spediteur kann entscheiden, welche Ausschreibungen für ihn auch wirklich rentabel sind.
3. Historische Transporte auswerten
Auch die Auswertung früherer Transporte kann im Vorfeld der nächsten Logistikausschreibungen wichtige Hinweise liefern. Mit Hilfe von Software können Spediteure abgeschlossene Lieferungen analysieren und Berichte zur Kostendeckung erstellen. Diese Informationen helfen dabei, die richtigen Entscheidungen für zukünftige Ausschreibungen zu treffen.
4. Das Netzwerk an Subunternehmern beobachten
Spediteure arbeiten oft mit verschiedenen Frachtführern als Subunternehmer zusammen, und beide Parteien können an Ausschreibungen teilnehmen. Natürlich bietet ein Subunternehmen verschiedene Kostenkalkulationsmodelle und eine individuelle Preisgestaltung. Idealerweise sollten die unterschiedlichen Preismodelle im Angebot berücksichtigt werden.
Mit Hilfe von guten Software-Tools, können mehrere Kostenszenarien durchgerechnet und so das beste Modell für das endgültige Angebot bestimmt werden.
Zuverlässige Lieferzeiten anbieten
Bei Logistikausschreibungen spielt es nicht nur eine Rolle, den besten Preis anzubieten. Es ist auch wichtig, die Qualitätsanforderungen des Kunden oder der Kundin zu erfüllen. So zum Beispiel eine verlässliche Zusage bezüglich der Lieferzeiten sowie anderer KPIs wie die Sicherheit der Ladung, bewachte Parkplätze oder eine GPS-Positionierung zu machen.
Spediteure und Frachtführer sollten sich deshalb bei der Berechnung von Entfernungen und Fahrzeiten nicht auf Open-Source-Karten verlassen. Diese berücksichtigen nämlich nicht sich ändernde Routenbedingungen, -beschränkungen und Anforderungen an die Fahrer*innen.
Bei der Berechnung von Langstreckenfahrten können die Unterschiede zwischen einer nicht aktualisierten Open-Source-Karte und einer aktuellen Karte, die LKW Restriktionen sowie Pausenzeiten berücksichtigt, bis zu 3 Tage betragen! Es lohnt sich also auf qualitativ hochwertige Karten wie die von PTV Map&Guide zurück zu greifen.
6. Emissionen im Blick behalten
In Logistikausschreibungen finden sich immer häufiger auch Anforderungen in Bezug auf Nachhaltigkeit und die Reduzierung von Emissionen. So erwarten heute viele Verlader, dass in Angeboten bereits der Kraftstoffverbrauch und die CO2-Emissionen eines Transports berücksichtigt werden. Software-Tools, wie PTV Map&Guide und tender+, berechnen Emissionen auf der Grundlage der Eigenschaften der genutzten Lkws. Die Berechnung des CO2-Fußabdrucks für die gesamte Flotte, kann nicht nur für neue Ausschreibungen nützlich sein, sondern hilft auch dabei die Fahrzeuge für mögliche zukünftige Vorschriften aufzustellen.
