Die Qualität der Transportplanung hat einen entscheidenden Einfluss auf die Profitabilität eines Transportunternehmens. Allein deshalb sollten Disponent:innen mit den bestmöglichen Werkzeugen ausgestattet werden. Dennoch sehen wir nach wie vor viele Unternehmen, die ihre Touren manuell planen und dabei vollständig auf das Wissen und die Erfahrung ihrer Disponent:innen setzen. Doch ist das im Jahr 2022 noch gerechtfertigt, wenn leistungsstarke Tourenplanungssoftware verfügbar ist?
In manchen Büros hängt noch immer eine Karte an der Wand, auf der Disponent:innen die Fahrten zwischen Lade- und Entladeadressen markieren. Die Qualität dieser Tourenplanung hängt dabei vor allem vom Wissen und der Erfahrung der Verantwortlichen ab. Sie kennen die Adressen und Engpässe entlang der Strecke – nicht zuletzt, weil viele von ihnen selbst jahrelang hinter dem Steuer gesessen haben.
Allerdings reicht diese Methode nicht aus, um sämtliche Fahrten präzise bis auf den Kilometer oder die Minute genau zu berechnen. Dafür fehlen Disponent:innen schlicht die notwendigen Hilfsmittel und die Zeit.
Automatische Tourenplanung 2.0
Die ersten Transportsoftware-Lösungen sorgten bereits für spürbare Entlastung. Plötzlich standen Disponent:innen digitale Planungstafeln zur Verfügung, mit denen sich Transportaufträge einfach Fahrzeugen und Fahrer:innen zuordnen ließen. Zudem konnten sie die Lademeter pro Fahrt addieren und auf einen Blick erkennen, ob in einem Fahrzeug noch Platz für eine zusätzliche Sendung vorhanden war.
Mit einer Tourenplanungssoftware konnten Disponent:innen außerdem Entfernungen und Fahrzeiten für jede Fahrt berechnen. Das führte zu kürzeren Planungszeiten und insgesamt zu einer besseren Planung. Nennen wir es automatische Tourenplanung 2.0. Lesen Sie in unserem Blogbeitrag, warum eine digitale Plantafel keine Tourenoptimierungssoftware ist.
Doch auch beim Einsatz einer digitalen Plantafel innerhalb eines Transportmanagementsystems oder einer anderen administrativen Software hängt die Qualität der Planung weiterhin stark vom Wissen und der Erfahrung der Disponent:innen ab. Nach wie vor sind sie dafür verantwortlich, Aufträge und Fahrten den verfügbaren Ressourcen zuzuweisen.
Da niemand unendlich lange verschiedene Planungsvarianten durchspielen kann, müssen sich Disponent:innen häufig auf ihr Bauchgefühl und bewährte Erfahrungswerte verlassen. Gleichzeitig gilt es, zahlreiche Anforderungen und Rahmenbedingungen zu berücksichtigen – etwa Arbeitszeitregelungen, Fahrzeugspezifikationen, Fahrerqualifikationen, Zeitfenster, Umweltzonen und vieles mehr.
Planungszeiten reduzieren und Prozesse effizient gestalten?
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Disponent:innen und Software
Ist es heute noch sinnvoll, sich ausschließlich auf das Wissen und die Erfahrung von Disponent:innen zu verlassen? Schließlich hat die Qualität der Tourenplanung einen direkten Einfluss auf die Fahrzeugauslastung eines Transportunternehmens. Und je höher die Auslastung, desto größer ist die Gewinnspanne.
Dafür braucht es eine Tourenplanung, die auf belastbaren Daten basiert – und nicht auf Bauchgefühl, das sich oft als trügerisch erweist. Das gilt insbesondere für die Transportlogistik, in der die Margen bereits seit Jahren unter Druck stehen.
Hinzu kommt, dass die Tourenplanung immer komplexer wird. Kund:innen stellen zunehmend individuelle Anforderungen und Wünsche, die zu einer stetig wachsenden Zahl von Einschränkungen und Vorgaben führen, die bei der Planung berücksichtigt werden müssen.
Als wäre das nicht schon anspruchsvoll genug, erhöhen auch Behörden und Gesetzgeber die Anforderungen kontinuierlich. Dazu gehören beispielsweise Zeitfenster, Umweltzonen oder vorgeschriebene Anfahrtswege in Innenstädten. Für Disponent:innen ist es mittlerweile nahezu unmöglich geworden, alle Vorgaben und Restriktionen jederzeit vollständig im Blick zu behalten.
Und wenn die Planung ins Stocken gerät, trägt das gesamte Unternehmen die Konsequenzen. Denn die Zukunftsfähigkeit eines Transportunternehmens ist gefährdet, wenn der Geschäftsbetrieb maßgeblich vom Wissen und der Erfahrung einer einzelnen Person abhängt.
Automatische Tourenplanung
Mit einer vollständig automatisierten Tourenplanungssoftware erreicht die Transportplanung die nächste Entwicklungsstufe. Solche Systeme ermöglichen es Disponent:innen, große Teile ihrer täglichen Planungsarbeit zu automatisieren.
So können sie beispielsweise Aufträge auf einer digitalen Karte visualisieren und daraus eigene Touren erstellen. Die Software prüft anschließend automatisch, ob alle Vorgaben eingehalten werden und die maximale Ladekapazität nicht überschritten wird. Dies wird als teilautomatische Tourenplanung bezeichnet.
Alternativ können sich Disponent:innen für eine vollautomatische Tourenplanung entscheiden. Per Knopfdruck verteilen leistungsstarke Algorithmen die Aufträge auf die verfügbaren Touren und erstellen einen optimierten Planungsvorschlag.
Die automatische Tourenplanung bietet zahlreiche Vorteile. Disponent:innen schließen ihre Planung schneller ab, vermeiden Fehler und müssen sich nicht darum sorgen, einzelne Einschränkungen oder Vorgaben zu übersehen. Da Algorithmen innerhalb weniger Sekunden deutlich mehr mögliche Szenarien berechnen können als ein Mensch in mehreren Stunden, sorgt die automatische Planung für eine bessere Fahrzeugauslastung und höhere Erträge.
Darüber hinaus werden Restriktionen, Unternehmensvorgaben und weitere Planungsparameter weitgehend direkt in der Tourenplanungssoftware hinterlegt. Dadurch sinkt die Abhängigkeit vom Wissen und der Erfahrung einzelner Disponent:innen erheblich. Anders ausgedrückt: Verlässt eine Person das Unternehmen, bleibt ihr wertvolles Fachwissen in den definierten Planungsregeln und Prozessen erhalten.
Wie sieht die Zukunft von Transportplaner:innen aus?
Doch was bedeutet diese Entwicklung für die Rolle von Transportplaner:innen im Unternehmen? Die Antwort ist klar: Sie werden weiterhin gebraucht – und ihre Bedeutung ist nach wie vor hoch.
Sich blind auf einen Planungsvorschlag der Algorithmen zu verlassen, wäre nicht sinnvoll. Denn im Tagesgeschäft treten regelmäßig Ausnahmen auf, die sich nicht vollständig durch Regeln und Restriktionen einer Tourenplanungssoftware abbilden lassen. Es liegt daher in der Verantwortung der Transportplaner:innen, die erstellten Planungsvorschläge zu prüfen und solche Sonderfälle zu berücksichtigen.
Darüber hinaus wissen erfahrene Planer:innen häufig besser als jede Software, an welchen Stellen es Handlungsspielräume gibt und wie sich ein Planungsvorschlag weiter verfeinern lässt. Da sie deutlich weniger Zeit für die eigentliche Planung aufwenden müssen, können sie sich stärker auf die Optimierung konzentrieren. Schon kleine Verbesserungen im Tagesgeschäft können einen spürbaren Unterschied machen. Wenn Transportplaner:innen die gewonnene Zeit nutzen, um Touren gezielt zu optimieren, lassen sich Effizienzpotenziale ausschöpfen. Und letztlich zählt jeder einzelne Prozentpunkt.