Qu’est-ce que la preuve de livraison électronique (ePOD) ?

Les solutions électroniques de documentation de livraison peuvent sembler simples, leur impact peut être toutefois énorme en termes de coûts et de temps de traitement. Les petites et grandes entreprises cherchent plus que jamais à remplacer le traitement papier naturel par une digitalisation des documents transport, plus simple. Alors parlons ici de preuve de livraison électronique (ePOD).

La preuve de livraison électronique : qu’est-ce que c’est ?

La preuve de livraison numérique (ePOD) Sign on Glass est un accusé de réception officiel : vous savez que le client (ou son destinataire désigné, comme un voisin ou l’accueil des bureaux) a reçu son article. Auparavant, les destinataires devaient signer des justificatifs papier. Ces documents de transport étaient ensuite enregistrés manuellement dans la base de données de l’entreprise afin de pouvoir générer une facture.

La preuve de livraison électronique permet quant à elle aux chauffeurs de confirmer la livraison via une application mobile, éliminant ainsi les besoins en documents de transport physiques. Les données de livraison sont automatiquement transférées vers une plateforme centrale, et toutes les parties prenantes peuvent y accéder immédiatement. Ces données sont également intégrées au système de gestion des transports (TMS), au système de gestion des entrepôts (WMS), à l’outil de planification de l’entreprise (ERP) ou à son logiciel de gestion des relations client (CRM).

Delivery man is asking woman to sign mobile for the delivery

Avez-vous une visibilité sur vos justificatifs de livraison ?

Obtenez votre guide gratuit et découvrez comment garder le contrôle de votre activité.

Obtenez votre Guide

L’ePOD : comment ça fonctionne ?

Certaines sociétés optent pour une application cloisonnée qui se contente d’enregistrer la livraison une fois le code-barres ou le QR code scanné, d’obtenir une signature numérique dite « on-glass » et d’envoyer une copie au client. De nombreuses entreprises feront toutefois le choix d’intégrer les preuves de livraison numériques pour les connecter à leur propre logiciel de gestion de livraisons. La valeur-ajoutée majeure pour l’entreprise est de pouvoir collecter les données de livraison via l’application utilisée par les chauffeurs, qui seront uploadées dans un système centralisé accessible par le back-office en temps réel à des fins d’analyse.

Les données de localisation, d’horodatage et les informations relatives au chauffeur et au véhicule sont par exemple collectées, puis mises à disposition de tous les acteurs impliqués, y compris le client.

L’utilisation d’une plateforme de visibilité en temps réel dédié au suivi et à l’analyse de ces informations permet à toutes les parties prenantes de connaître le statut d’une livraison. En cas d’aléas et/ou de retard, elles reçoivent des notifications d’alerte. Si nécessaire, l’entreprise peut s’adapter et tenter de réduire les impacts, par exemple en modifiant la tournée prévue.

La preuve de livraison électronique (ePOD) : quels avantages ?

Passer du traitement papier à la digitalisation des documents transport comporte de nombreux avantages, tant pour les entreprises en logistique que pour les destinataires :

Réductions de coûts
Les gains d’efficacité se traduisent par des réductions de coûts. Au-delà des économies de papier, l’ePOD permet de supprimer les coûts liés à la saisie des données. Libérés de cette tâche, les employés du back-office peuvent se concentrer sur les tâches d’analyse, optimiser les futures livraisons et identifier d’autres sources d’économies potentielles.
Une transparence accrue
Avec un logiciel de gestion de l’ePOD, toutes les parties prenantes partagent les informations de livraison en temps réel avec . La confiance est renforcée : les preuves sont transmises sous forme de photographie, de signature, d’horodatage ou de coordonnées GPS, ce qui permet de résoudre tout litige rapidement. Les justificatifs sont immédiatement uploadés vers un emplacement unique, ce qui facilite les audits. En effet, les preuves de livraison électroniques réduisent les risques de disparition ou d’oubli par rapport à la documentation papier. La transparence du processus de livraison est également accrue grâce au suivi de KPI, tels que le nombre de commandes dites « parfaites » (commandes complètes livrées au bon endroit, dans les délais, avec la bonne documentation). Les justificatifs de transport électroniques permettent de mettre en évidence les problèmes récurrents, comme les retards survenant systématiquement au même endroit de la tournée. Ces données peuvent être migrées dans d’autres solutions logicielles d’optimisation des tournées, afin d’être prises en compte dans le calcul des prochaines livraisons.
Une sécurité renforcée
De nombreuses applications d’ePOD embarquent des fonctionnalités permettant de renforcer la sécurité des livraisons. Par exemple, l’utilisation d’un code PIN en lieu et place d’une signature, infalsifiable dans la mesure où seul le destinataire y a accès. Les commerçants utilisent beaucoup ce dispositif. Dans certains cas, les clients peuvent utiliser leur propre certificat de sécurité pour créer le fichier de signature numérique, ce qui permet de détecter toute manipulation ultérieure du fichier de signature.
Un service client qui va plus loin
Grâce aux solutions logicielles de justificatifs de livraison, les destinataires reçoivent toute la documentation de leur commande au format PDF et gèrent plus facilement la mise à jour de leurs données. La signature numérique permet d’éliminer la gestion des documents papier. Et comme nous l’avons souligné plus haut, les fonctionnalités de sécurité supplémentaires offertes par de nombreuses applications ePOD contribuent à renforcer la confiance entre le client et les autres acteurs impliqués puisqu’ils sont les seuls à pouvoir réceptionner le colis.
Une gestion des finances renforcée
Les gains de productivité générés par l’automatisation et la numérisation des opérations peuvent réduire vos coûts opérationnels d’environ 3 à 5 %. De plus, ils contribuent également à la fidélisation de la clientèle, et à une meilleure qualité de service avec plus de clients satisfaits.

Pourquoi les organisations devraient utiliser la preuve de livraison digitale ?

Alors que les acteurs logistiques cherchent à se distinguer de leurs concurrents, il est essentiel de proposer un meilleur service client, plus rentable et plus durable. En passant d’une gestion manuelle de documents papier au processus numérique des solutions ePOD, les entreprises peuvent atteindre rapidement cet objectif. Les plateformes de visibilité du transport comme PTV Axylog proposent d’autres avantages opérationnels, qui permettent d’aller plus loin que le simple enregistrement des livraisons : citons la planification optimisée de tournées, les délais raccourcis et une communication transparente qui rassure les clients.

Produits Associés

PTV Axylog

Plateforme de visibilité du transport en temps-réel