Een soort technologie dat eenvoudig lijkt, maar een enorme impact kan hebben, is electronic proof of delivery software. Steeds meer bedrijven, groot en klein, proberen hun handmatige papieren systemen te updaten naar deze meer efficiënte digitale versie.

Wat is een electronic proof of delivery?

sign on glass_Axylog

Een electronic proof of delivery maakt het echter mogelijk voor chauffeurs om een levering te bevestigen via een mobiele app, waardoor er geen fysieke documenten meer nodig zijn. De gegevens van de levering worden automatisch verzonden naar een centraal platform waar alle belanghebbenden onmiddellijk toegang toe hebben en kunnen ook worden geïntegreerd in het transportation management system (TMS), het warehouse management system (WMS), de ERP-tool (enterprise resource planning) of de CRM-software (customer relationship management) van een bedrijf.

Electronic proof of delivery; ePOD; sign-on-glass is een officiële bevestiging dat een artikel is afgeleverd en ontvangen door de klant of een aangewezen ontvanger (bijvoorbeeld een buurman of de receptie in een kantoorgebouw). Normaal gesproken werd dit gedaan met papieren documenten waarbij de ontvanger fysiek voor het zending moest tekenen. Deze documenten werden dan handmatig geregistreerd en geüpload naar de bedrijfsdatabase voordat verdere actie, zoals het uitreiken van een factuur, kon worden ondernomen.

Delivery man is asking woman to sign mobile for the delivery

Heeft u real-time visibility in uw transportactiviteiten?

Download gratis uw playbook en ontdek hoe u controle kan krijgen.

Hoe werkt ePOD?

Sommige organisaties kiezen voor een standalone app, die simpelweg de levering registreert door een barcode of QR-code te scannen, de handtekening verzamelt met behulp van sign-on-glass software en een kopie naar de klant stuurt voor zijn administratie. Veel bedrijven zullen ePOD echter integreren als onderdeel van hun software voor afleveringsbeheer. Dit heeft dezelfde functionaliteit als standalone software, maar betekent dat gegevens over de levering kunnen worden verzameld via de chauffeursapp en geüpload naar een centraal systeem, zodat ze in real-time kunnen worden geraadpleegd en geanalyseerd door back-officemedewerkers.

De verzamelde gegevens omvatten geografische locatie, tijdstempel, bestuurdersinformatie en voertuiginformatie. Deze gegevens worden beschikbaar gesteld aan alle belanghebbenden, inclusief de klant.

Door een real-time visibility platform te gebruiken om deze informatie te volgen en te analyseren, kunnen alle belanghebbenden de voortgang van een levering volgen en via meldingen gewaarschuwd worden in geval van vertragingen of andere problemen. Indien nodig kan het bedrijf handelen op basis van de informatie om te proberen vertragingen te beperken, bijvoorbeeld door de geplande route te wijzigen.

Wat zijn de voordelen van ePOD?

De overstap van een papieren POD-systeem naar een digitaal systeem brengt verschillende voordelen met zich mee voor zowel logistieke bedrijven als de ontvangers:

  • Kostenbesparingen

    Meer efficiëntie betekent ook minder kosten. Met ePOD bespaart u niet alleen op papier, maar ook op de kosten voor het invoeren van gegevens. Hierdoor kan het backofficepersoneel, dat normaal gesproken tijd besteedt aan het handmatig invoeren van gegevens, zich in plaats daarvan richten op het analyseren ervan om toekomstige leveringen te verbeteren en andere operationele kostenbesparingen te vinden.

  • Grotere transparantie

    Informatie over een levering wordt met behulp van ePOD-software in real-time gedeeld met alle belanghebbenden. Dit zorgt voor meer zekerheid, omdat bewijs in de vorm van een foto, handtekening, tijdstempel of GPS-coördinaten direct beschikbaar is voor alle partijen. Hierdoor kunnen eventuele geschillen rond een bepaalde bestelling snel worden opgelost. Alle documentatie onmiddellijk op één plek uploaden helpt ook bij audits, omdat ePOD de kans verkleint dat papieren documenten verloren gaan of worden vergeten. Tot slot zorgt het voor meer transparantie rond het leveringsproces en helpt het bij het bijhouden van KPI’s zoals het aantal perfect uitgevoerde bestellingen (d.w.z. complete bestellingen die op het juiste moment op de juiste plaats zijn afgeleverd met de juiste documentatie). Een electronic proof of delivery kan helpen door eventuele problemen te benadrukken die regelmatig voorkomen – bijvoorbeeld vertragingen die altijd op hetzelfde deel van een route voorkomen. Deze gegevens kunnen worden ingevoerd in andere optimalisatietools, zoals software voor ritplanning, zodat er rekening mee kan worden gehouden bij toekomstige leveringen.

  • Verbeterde beveiliging

    Veel ePOD-apps bevatten ook een functionaliteit die de beveiliging tijdens een levering kan verbeteren. Bijvoorbeeld het vereisen van een pincode, die voorafgaand aan de levering wordt gedeeld met de ontvanger, in plaats van een gewone handtekening. Deze is niet bekend bij de chauffeur of andere derden en kan dus niet worden vervalst zoals een handtekening. Dit wordt het meest gebruikt door retailers. En in sommige gevallen kunnen klanten hun eigen beveiligingscertificaat toevoegen dat wordt gebruikt om het bestand met de digitale handtekening aan te maken. Als het handtekeningbestand later wordt gemanipuleerd, kan dit worden gedetecteerd.

  • Verbeterde klantenservice

    Electronic proof of delivery software biedt een veel gestroomlijndere manier voor ontvangers om alle documentatie met betrekking tot hun bestelling in PDF-formaat te ontvangen, zodat ze hun eigen administratie gemakkelijker kunnen bijwerken. Door de formulieren digitaal te ondertekenen, is er geen fysiek papierwerk meer nodig. En zoals hierboven al is aangegeven, kunnen de extra beveiligingselementen die veel ePOD-apps bieden helpen om vertrouwen op te bouwen tussen de klant en alle andere belanghebbenden bij de levering, omdat het zeker is dat de goederen alleen door hen in ontvangst kunnen worden genomen.

  • Verbeterde financiën.

    De efficiëntie die door automatisering en digitalisering van activiteiten wordt bereikt, kan de operationele kosten met ongeveer 3-5% helpen verlagen. Een grotere efficiëntie helpt ook bij het behouden van klanten en kan organisaties in staat stellen om meer klanten te bedienen zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit.

Waarom bedrijven ePOD zouden moeten gebruiken

Als logistieke bedrijven zich willen onderscheiden van hun concurrenten, is het bieden van een betere klantenservice op een kosten effectievere en duurzamere manier cruciaal. Door over te stappen van een handmatig, op papier gebaseerd POD-proces naar een digitaal proces met behulp van ePOD-software kunnen bedrijven dit snel bereiken. Wanneer deze software wordt geïntegreerd in transport control tower software, zoals PTV Axylog, kan het extra operationele voordelen bieden die verder gaan dan alleen het registreren van een levering, tot het verbeteren van de routeplanning, het verkorten van doorlooptijden en het vergroten van het consumentenvertrouwen door transparante communicatie.

Gerelateerde producten

PTV Axylog

Cloudplatform om transporten in real-time te volgen en te beheren: transport visibility

Track en beheer uw transportorders in real-time!

Wilt u real-time zichtbaarheid voor uw logistiek? Boek een demo!

Geef een reactie

Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Naam