Gisteren. Dat is vaak het antwoord dat we krijgen op de vraag wanneer het ritplanningssysteem moet draaien na de selectie van het planningssysteem & leverancier. Maar implementatie kost nu eenmaal tijd. Die tijd is onder meer nodig voor het instellen van de parameters en het trainen van de medewerkers: twee factoren die cruciaal zijn om het maximale uit de software te halen. Hieronder nog enkele andere factoren die bijdragen aan een succesvolle implementatie.
Voor het installeren van een nieuwe app op mijn smartphone heb ik meestal maar een minuut nodig. Zo snel gaat het implementeren van een ritplanningssysteem nog niet. En dat heeft een reden. Om het maximale uit een ritplanningssysteem te halen, dient het systeem exact te worden afgestemd op de operatie en de gebruikers. Dat lukt niet binnen een minuutje. Wat draagt bij aan een succesvolle implementatie?
Schone & correcte transportdata
‘Garbage in, garbage out’. Dit geldt ook voor een ritplanningssysteem. Als het systeem wordt gevoed met onjuiste of onvolledige data, is de uitkomst per definitie onbetrouwbaar. Elk bedrijf dat ik spreek, snapt dit precies. Toch blijft data een heikel punt.
Welk data heeft het ritplanningssysteem nodig? Dat zijn allereerst data over de voertuigen, chauffeurs en adresgegevens, maar denk ook aan vaste tijdsafspraken, openingstijden en gebiedsbeperkingen. En natuurlijk data over concrete orders.
Die data moet meestal uit andere systemen komen, zoals een TMS, ERP- of CRM-systeem. En soms uit de hoofden van planners. Het vergt tijd om al die data te ontsluiten, verzamelen, op te schonen en beschikbaar te maken voor het ritplanningssysteem.
Teamwork!
Binnen vrijwel elk bedrijf kom ik ze tegen: planners of andere medewerkers die zich verzetten tegen de aanschaf van een ritplanningssysteem. “Is dat nou nodig, zo’n duur stuk software?” “Gaat toch niet werken, hebben we al eerder geprobeerd.”
Verandermanagement is een aspect dat ondanks alle waarschuwingen vooraf vaak wordt onderschat. De overstap van een handmatige planningsmethode op een geautomatiseerd ritplanningssysteem is een ingrijpende verandering – niet alleen voor de planners maar voor de hele organisatie. Een dergelijke verandering slaagt alleen als alle betrokkenen overtuigd zijn van de voordelen.
Betrek alle betrokkenen in een vroegtijdig stadium bij het project. Leg uit waarom aanschaf van een ritplanningssysteem noodzakelijk is. Maak duidelijk wat de consequenties zijn voor planners, chauffeurs, administrateurs en medewerkers van de klantenservice. Extra belangrijk zijn de leden van het projectteam: zorg dat zij achter de doelstellingen staan. Teamwork makes the dream work.
Meer weten over ritplanningssoftware?
Download onze brochure of vraag uw demo aan!
Opleiding van planners
Een ritplanningssysteem maakt het werk van planners gemakkelijker, sneller en efficiënter. Maar alleen als die planners weten hoe ze het systeem moeten gebruiken. Een PowerPoint-presentatie met een snelle uitleg van de mogelijkheden is daarvoor vaak niet genoeg. Planners moeten het systeem in hun vingers krijgen.
Een ritplanningssysteem biedt veel mogelijkheden om dagelijks terugkerende handelingen te automatiseren. Planners moeten zichzelf de tijd gunnen om die mogelijkheden te ontdekken. Ze moeten aan de knoppen durven zitten om het systeem aan te passen aan hun eigen werkwijze. Of zoals ik een bedrijf na implementatie hoorde zeggen: “Onze planners zijn halve IT’ers geworden”.
Samenwerking tussen leveranciers
De toegevoegde waarde van een ritplanningsysteem is het grootst als het systeem is geïntegreerd met andere systemen. Denk aan een transport management systeem voor informatie over transportopdrachten en laad- en losadressen. Of aan boordcomputers om de ritplanning automatisch naar de juiste voertuigen te kunnen doorsturen.
De implementatie verloopt een stuk gemakkelijker als er standaard interfaces beschikbaar zijn tussen de betreffende systemen. Als dat niet het geval is, helpt het als de leveranciers goed met elkaar samenwerken. Check daarom vooraf of de leveranciers elkaar al kennen uit eerdere projecten. Het laatste wat u wilt, is scheidsrechtertje spelen tussen twee leveranciers die niet met elkaar door één deur kunnen.
Support na afloop
Op de dag dat het ritplanningssysteem in gebruik wordt genomen, kan niemand beoordelen of de implementatie succesvol is. Dat blijkt pas als het systeem ook na verloop van tijd goed blijft presteren, zodat de beloofde terugverdientijd daadwerkelijk wordt gerealiseerd. Kies daarom een leverancier die de juiste support biedt, ook nadat de implementatie is afgelopen.
Hoe weet u of een leverancier goed bij uw organisatie past? Als de mensen van de leverancier niet blijven praten in nullen en eentjes, maar ingaan op uw dagelijkse problemen. Als ze weten waar uw planners tegenaan lopen en de bereidheid tonen om te zoeken naar oplossingen. Een goede leverancier beschikt over mensen die uw behoefte kunnen vertalen in goed functionerende IT-oplossingen.
Tot slot: wees realistisch
Natuurlijk denk ik net als mijn collega’s graag met u mee hoe we de implementatietijd zo kort mogelijk kunnen houden. Het helpt om de implementatie eenvoudig te houden en realistische, haalbare doelen te stellen. Maar ook dan heeft het project een bepaalde minimale doorlooptijd, die noodzakelijk is om het project tot een succes te maken.