De aanschaf en implementatie van een ritplanningssysteem roept veel vragen op. Niet alleen bij het bedrijf dat een ritplanningsysteem zoekt, maar ook bij ons als leverancier van een dergelijk systeem. De meeste bedrijven die wij voor de eerste keer spreken, hebben geen duidelijk antwoord op onze vragen. Dat hoeft ook niet, maar het helpt om alvast erover na te denken. Daarom heb ik negen vragen voor u geformuleerd.
Meer weten over rittenplanning? Download onze eGuide
Of vraag uw demo aan
1 Heeft u budget beschikbaar?
Natuurlijk, een ritplanningsysteem bespaart kosten. Dat is het eerste waarvan ik bedrijven proberen te overtuigen. Maar dat neemt niet weg dat de aanschaf en implementatie op korte termijn geld kost. Denk aan licentie- en implementatiekosten, maar ook aan interne kosten. Voor implementatie van het systeem zal het bedrijf zelf mankracht moeten vrijmaken.
2 Wat is de reden voor aanschaf?
Een voor de hand liggende vraag, waarop ik opvallend vaak geen helder antwoord krijg. Dat antwoord is echter belangrijk om scherpe doelstellingen te kunnen formuleren. Verschillende antwoorden zijn mogelijk: tijd besparen tijdens het plannen, grip houden op het groeiende aantal restricties, afleverbeloftes beter nakomen en/of CO2-emissies reduceren.
3 Wat wilt u concreet bereiken?
Wanneer is de implementatie geslaagd? Het antwoord op deze vraag hangt nauw samen met het antwoord op de vorige vraag. Probeer de doelstellingen zo concreet mogelijk te maken, zodat ze meetbaar zijn. Denk aan de betekenis van de letters SMART: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden. Een lastige vraag? Wij helpen u graag.
4 Wie gaat het project uitvoeren?
Voor een project is een projectteam nodig. Daarin horen mensen uit het eigen bedrijf te zitten, het liefst ook mensen met verstand van planning. Wie komen daarvoor in aanmerking? En staan alle leden van het projectteam achter de doelstellingen? Neem van mij aan, op basis van jarenlange ervaring dat eensgezindheid binnen het projectteam een voorwaarde is voor een soepel en succesvol project.
5 Zijn koppelingen met andere systemen nodig?
Interfaces kunnen een project soms flink vertragen. Daarom willen we graag op tijd duidelijkheid. Moet het ritplanningssysteem worden gekoppeld met boordcomputers of een transport management systeem (TMS)? Is dat een standaard systeem dat op de markt verkrijgbaar is of een systeem dat in eigen huis ontwikkeld is? Met name in dat laatste geval kan een koppeling veel tijd in beslag nemen.
6 Is de IT-afdeling klaar voor het project?
Meestal praat ik met de manager en planners van de afdeling die een ritplanningsysteem wil implementeren. Maar minstens zo belangrijk is de IT-afdeling. Hebben zij tijd voor het project? En welke eisen stellen zij aan beheer en onderhoud? Biedt het beschikbare serverpark voldoende opslag- en rekencapaciteit? Of zijn extra investeringen in hardware nodig?
7 Wat is het beste moment om te starten?
Wanneer heeft het projectteam tijd om te starten met de implementatie? Zijn de leden vrijgemaakt voor het project of moeten ze de extra taken naast de dagelijkse werkzaamheden doen? Het laatste wat u wilt is dat uw klanten hinder ondervinden. Kijk ook naar de deadline van het project. Het is handig om het ritplanningssysteem in gebruik te hebben voordat het hoogseizoen van start gaat.
8 Wie is voor het systeem verantwoordelijk?
Wie moet allemaal worden opgeleid in gebruik van het systeem? De planner van de toekomst is een halve IT’er. Enige affiniteit met IT is daarom wenselijk. En wie is ervoor verantwoordelijk dat de kennis op peil blijft en wordt overgedragen? Regelmatig zie ik de kwaliteit van de planning afnemen omdat met het vertrek van planners ook de kennis van het systeem verdwijnt.
9 Wanneer is een project geslaagd?
De meeste bedrijven zijn al blij als het project conform planning en binnen budget wordt afgerond. Maar voor een succesvol project is dat onvoldoende. Cruciaal is dat de geformuleerde doelstellingen worden gehaald. Soms is het nodig om het systeem na de ingebruikname bij te stellen of te finetunen, zodat de gemaakte kosten daadwerkelijk binnen de afgesproken tijd worden terugverdiend. Ook in die fase blijf ik samen met mijn collega’s graag met u meedenken.