Tijdens het transport van een zending kan er van alles misgaan. Denk aan vertragingen of transportschade. Of aan een zoekgeraakte of – bewust of onbewust – verkeerd ingevulde vrachtbrief. Door processen in het transport en de afhandeling ervan te digitaliseren, kunnen de risico’s tot een minimum worden beperkt. Dat leidt tot een hogere klanttevredenheid en lagere herstelkosten.
Als een zending eenmaal is geladen en de vrachtwagen is vertrokken, bent u als transportplanner of transportmanager de controle kwijt. Op de lange weg naar de plaats van bestemming kan er van alles gebeuren. De chauffeur kan worden geconfronteerd met een file of een wegblokkade, waardoor hij van de geplande route moet afwijken en te laat arriveert. Misschien moet hij een noodstop maken, waardoor de lading gaat schuiven en de zending beschadigd raakt. Met als gevolg dat de ontvanger niet alle goederen kan of wil accepteren.
Ook als de ontvanger de complete zending wel accepteert, kan er van alles misgaan. De vrachtbrief kan beschadigd of zoek zijn geraakt. De dag en het tijdstip van aflevering kunnen verkeerd worden ingevuld. Dan hebben we het nog niet over de kans dat een zending op de verkeerde locatie wordt afgeleverd en – moedwillig of niet – onterecht een handtekening voor ontvangst wordt geplaatst.
Kostbare fouten bij leveringen
U kunt zelf vast wel genoeg situaties herinneren, wanneer er problemen zijn opgekomen die de leveringen dwarsbomen. De gevolgen hiervan hebben altijd een negatieve impact op de klanttevredenheid en de kosten. De klant vertrouwt erop dat zijn goederen veilig en onbeschadigd conform afspraken worden afgeleverd, maar dat vertrouwen wordt beschadigd met fout gelopen leveringen. Dit kan niet alleen bij uw bedrijf reputatieschade veroorzaken, maar ook uiteindelijk voor uw klant.
Daarnaast blijft u zitten met de kosten van een foute levering. Denk aan de tijd die u kwijt bent met uitzoeken wat er is misgegaan. Of aan de kosten die u moet maken om beschadigde goederen af te voeren, de verzekeringsmaatschappij te informeren en nieuwe goederen na te leveren. Als in het vervoerscontract afspraken zijn gemaakt over transportprestaties, kan een verkeerd afgelopen transport leiden tot een lagere vergoeding.
Transport realisatie tools
De oplossing zit in de digitalisering van het transport en de afhandeling daarvan, bijvoorbeeld met behulp van PTV Axylog. Deze control tower geeft u – en eventueel ook uw klant – een accurate voorspelling van de verwachte aankomsttijd (estimated time of arrival), wat de kans vergroot dat de zending daadwerkelijk in ontvangst kan worden genomen. Als de vrachtwagen vertraging oploopt, wordt de aankomsttijd volledig automatisch opnieuw berekend.
De control tower stelt u in staat om u alle zendingen op de voet te volgen. Als een vrachtwagen van de route afwijkt of vertraging oploopt, ontvangt u automatisch een melding. Dat geeft u de tijd om in te grijpen en maatregelen te nemen voordat de verzender en ontvanger door hebben dat er een probleem is. Ook na afloop geeft PTV Axylog u middelen om transport betrouwbaarheid te verhogen. Deze control tower heeft analyse mogelijkheden waarbij u de ritten en chauffeurs prestaties kan inzien en analyseren. Dit kan weer tot nieuwe inzichten leiden, die u kunt omzetten in maatregelen die de transportplanning realistischer en betrouwbaarder maakt. Zo dat u strategisch beslissingen kan maken die met zijn data onderbouwd.
Om de betrouwbaarheid van uw transport te verhogen, heeft PTV Axylog ook een scanmodule. Dit zorgt ervoor dat chauffeurs bij het inladen en leveren altijd de juiste zendingen en hoeveelheden
Zekerheid bij afleveringen
Voor de afhandeling van zendingen kunt u gebruikmaken van de electronic proof of delivery (ePOD): het digitale afleverbewijs van PTV Axylog. Naadloze afhandeling van leveringen is binnen handbereik. Met de app van PTV Axylog worden de locatie, dag en tijd automatisch geregistreerd. Hierdoor staat alles altijd correct in het systeem, mochten hier later nog vragen over zijn. Ontvangers kunnen digitaal ondertekenen (sign on glass), waarna het digitale afleverbewijs automatisch wordt gedeeld met kantoor. Ook de klant kan direct na aflevering een bericht ontvangen, wat weer bijdraagt aan de klanttevredenheid.
Blijkt bij aflevering dat een zending beschadigd is? Geen probleem: de ePOD stelt de ontvanger in staat om alleen te tekenen voor het deel van de zending dat onbeschadigd is ontvangen. Eventueel kan met de app een foto worden gemaakt, de automatisch aan de ePOD wordt toegevoegd. Ook dat bericht belandt direct bij de verzender, zodat die meteen maatregelen kan nemen. En wilt u extra zekerheid inbouwen? U kunt naar de ontvanger een code sturen die alleen hij kent en die hij moet invullen als hij tekent voor ontvangst. Zo weet u zeker dat de zending in juiste handen belandt en blijft het transportrisico tot een minimum beperkt.
