Meer efficiëntie betekent ook minder kosten. Met ePOD bespaart u niet alleen op papier, maar ook op de kosten voor het invoeren van gegevens. Hierdoor kan het backofficepersoneel, dat normaal gesproken tijd besteedt aan het handmatig invoeren van gegevens, zich in plaats daarvan richten op het analyseren ervan om toekomstige leveringen te verbeteren en andere operationele kostenbesparingen te vinden.

Informatie over een levering wordt met behulp van ePOD-software in real-time gedeeld met alle belanghebbenden. Dit zorgt voor meer zekerheid, omdat bewijs in de vorm van een foto, handtekening, tijdstempel of GPS-coördinaten direct beschikbaar is voor alle partijen. Hierdoor kunnen eventuele geschillen rond een bepaalde bestelling snel worden opgelost. Alle documentatie onmiddellijk op één plek uploaden helpt ook bij audits, omdat ePOD de kans verkleint dat papieren documenten verloren gaan of worden vergeten. Tot slot zorgt het voor meer transparantie rond het leveringsproces en helpt het bij het bijhouden van KPI’s zoals het aantal perfect uitgevoerde bestellingen (d.w.z. complete bestellingen die op het juiste moment op de juiste plaats zijn afgeleverd met de juiste documentatie). Een electronic proof of delivery kan helpen door eventuele problemen te benadrukken die regelmatig voorkomen – bijvoorbeeld vertragingen die altijd op hetzelfde deel van een route voorkomen. Deze gegevens kunnen worden ingevoerd in andere optimalisatietools, zoals software voor ritplanning, zodat er rekening mee kan worden gehouden bij toekomstige leveringen.

Veel ePOD-apps bevatten ook een functionaliteit die de beveiliging tijdens een levering kan verbeteren. Bijvoorbeeld het vereisen van een pincode, die voorafgaand aan de levering wordt gedeeld met de ontvanger, in plaats van een gewone handtekening. Deze is niet bekend bij de chauffeur of andere derden en kan dus niet worden vervalst zoals een handtekening. Dit wordt het meest gebruikt door retailers. En in sommige gevallen kunnen klanten hun eigen beveiligingscertificaat toevoegen dat wordt gebruikt om het bestand met de digitale handtekening aan te maken. Als het handtekeningbestand later wordt gemanipuleerd, kan dit worden gedetecteerd.

Electronic proof of delivery software biedt een veel gestroomlijndere manier voor ontvangers om alle documentatie met betrekking tot hun bestelling in PDF-formaat te ontvangen, zodat ze hun eigen administratie gemakkelijker kunnen bijwerken. Door de formulieren digitaal te ondertekenen, is er geen fysiek papierwerk meer nodig. En zoals hierboven al is aangegeven, kunnen de extra beveiligingselementen die veel ePOD-apps bieden helpen om vertrouwen op te bouwen tussen de klant en alle andere belanghebbenden bij de levering, omdat het zeker is dat de goederen alleen door hen in ontvangst kunnen worden genomen.

De efficiëntie die door automatisering en digitalisering van activiteiten wordt bereikt, kan de operationele kosten met ongeveer 3-5% helpen verlagen. Een grotere efficiëntie helpt ook bij het behouden van klanten en kan organisaties in staat stellen om meer klanten te bedienen zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit.