Durch den Einsatz von ePOD entfallen die manuellen Prozesse des papierbasierten POD – wie z. B. die Dateneingabe – da die bei jeder Lieferung erfassten Daten automatisch in die entsprechenden Unternehmens-Tools hochgeladen werden. Das bedeutet, dass Kundenanfragen schneller beantwortet und Rechnungen früher ausgestellt werden können, wodurch sich die Zahldauer verkürzt. Außerdem haben die Fahrer*innen schneller die richtigen Papiere zur jeweiligen Zustelladresse griffbereit, da durch einfaches Scannen des Barcodes oder QR-Codes sofort die zugehörigen Dokumente zum Paket angezeigt werden. Auch die durch Mitarbeitende verursachten Fehler sowie die Zeit für nachträgliche Korrekturen werden minimiert.

Eine höhere Effizienz bedeutet auch eine Senkung der Kosten. Dank ePOD reduziert sich nur nicht der Papierverbrauch. Auch die Kosten für die manuelle Dateneingabe entfallen. So kann sich das Backoffice-Team jetzt auf wichtigere Aufgaben, wie die Analyse der Daten konzentrieren, um künftige Lieferprozesse zu optimieren und weitere betriebliche Kosteneinsparungen zu erzielen.

Sämtliche Informationen zur Lieferung werden mit Hilfe der ePOD-Software in Echtzeit an alle Beteiligten übermittelt. Dies schafft mehr Sicherheit, da Nachweise in Form eines Fotos, einer Unterschrift, eines Zeitstempels oder von GPS-Koordinaten für alle Beteiligten sofort verfügbar sind. Auf diese Weise können etwaige Streitigkeiten im Zusammenhang mit einem bestimmten Lieferauftrag rasch beigelegt werden.

Die Tatsache, dass alle Dokumente sofort an einem Ort hochgeladen werden, erleichtert auch die Rechnungsprüfung. So stellt ePOD sicher, dass keine Papierdokumente verloren gehen oder vergessen werden.

Schließlich sorgt die Lösung für einen transparenteren Lieferprozess, da KPIs schnell ermittelt werden können, wie beispielsweise die Anzahl der optimal ausgeführten Aufträge (d. h. vollständig abgewickelte Aufträge, die zur richtigen Zeit mit den korrekten Unterlagen an den richtigen Ort geliefert werden). Zudem kann ein elektronischer Zustellnachweis hilfreich sein, um alle regelmäßig auftretenden Probleme zu ermitteln – zum Beispiel Verspätungen, die immer auf demselben Teil einer Strecke auftreten. Diese Daten können in andere Optimierungstools einfließen, wie z. B Tourenplanungssoftware, sodass diese Angaben für künftige Lieferungen berücksichtigt werden können.

Viele ePOD-Apps enthalten auch Funktionen, die für mehr Sicherheit während des Lieferprozesses sorgen. So wird beispielsweise anstelle einer normalen Unterschrift ein PIN-Code verlangt, der dem Empfänger vor der Zustellung mitgeteilt wird. Diese ist weder den Fahrer*innen noch anderen Dritten bekannt und kann daher nicht wie eine Unterschrift gefälscht werden. Diese Lösung kommt am häufigsten bei Einzelhändlern zum Einsatz. In einigen Fällen können die Kunden auch ihr eigenes Sicherheitszertifikat beifügen, das für die Erstellung der digitalen Signaturdatei verwendet wird. Falls die Signaturdatei zu einem späteren Zeitpunkt manipuliert wird, wird dies erkannt.

Mit der Software für elektronische Zustellnachweise erhalten Empfänger alle Dokumente zu ihrer Bestellung im PDF-Format, sodass sie ihre eigenen Unterlagen leichter aktualisieren können. Durch die digitale Unterzeichnung der Formulare entfällt die Notwendigkeit, die Unterlagen in Papierform zu verwalten. Und wie bereits erwähnt, können die zusätzlichen Sicherheitselemente, die viele ePOD-Apps bieten, dazu beitragen, das Vertrauen zwischen dem Kunden und allen anderen an der Lieferung beteiligten Akteuren zu stärken. Denn ePOD stellt sicher, dass die Waren nur von ihnen empfangen werden können.

Schließlich unterstützt ePOD die Nachhaltigkeitsziele der Unternehmen, indem diese ihre Lieferprozesse weitgehend papierlos gestalten können. Wenn ePOD als Teil eines umfassenderen TMS eingesetzt wird, können die erfassten Daten nachhaltiges Wirtschaften auch auf andere Weise unterstützen, z. B. durch die Integration zuverlässigerer Daten in die Tourenoptimierung. So können Unternehmen ihre Gesamteffizienz erheblich steigern.