Het einde van het jaar is het piekseizoen van de vrachttenders. Veel verladers bereiden hun budgetten voor het komende jaar voor, inclusief plannen voor hun vrachtactiviteiten. De verladers sturen Request for Quotes (RFQ) naar vervoerders toe met strakke deadlines om aantrekkelijke aanbiedingen te retourneren.
Voor vervoerders, die al onder druk staan van het vakantieseizoen, draagt deze golf van vrachttenders alleen maar bij aan hun stress. Het is niet ongewoon dat vervoerders in de laatste maanden van het jaar, honderden RFQ’s ontvangen. Elke tender vereist tijd en aandacht van de verkoop- en operationele teams.
Toch is dit een grote kans voor vervoerders om een bod uit te brengen en nieuwe klanten te werven. Om de risico’s te minimaliseren, bieden de experts van PTV Group deze tips voor vervoerders die vrachttenders voor het komende jaar willen winnen:
1. Vrachttenders gaan digitaal – dat zou u ook moeten doen
Digitale vrachtuitwisseling platformen en online vrachttender-platformen zijn de norm geworden in de industrie. Een van hun vele voordelen is de mogelijkheid voor vervoerders om nieuwe verladers te ontmoeten.
In de meeste digitale RFQ’s worden de verzendingsvereisten gepresenteerd als gestructureerde datasets in form van online formulieren en Excel spreadsheets. Maar zelfs dan blijven RFQ’s complex: duizenden ritten die moeten worden opgegeven, meerdere vervoerswijzen en restricties hebben waar uiteraard rekening mee gehouden moet worden.
Met zoveel variabelen om te berekenen zoals, brandstofkosten, tolwegen-kosten, lonen van chauffeurs, zijn handmatige berekeningen bijna onmogelijk. Om dit te overwinnen en de concurrentie voor te blijven, kunnen vervoerders hulp krijgen van digitale tools die de data gebruiken om relevante input voor het bod te produceren. Het resultaat: winnende vrachttenders aan klanten en prospects.
2. Zorg dat uw voorspellingen kloppen
Een nauwkeurige en betrouwbare voorspelling van de verzendkosten speelt een grote rol bij het winnen van een vrachttender.
Digitale tools, met krachtige algoritmes, zorgen ervoor dat de voorspellingen in uw bod bijgewerkte kaartinformatie, vrachtwagenspecificaties, werktijden van chauffeurs en minimumloonregels bevatten. Alom alle benodigde data.
Bovendien ondersteunt een softwaretool u bij het nemen van strategische beslissingen tijdens het biedproces. Het biedt kwaliteitsbewaking van kilometers, kosten en rij- en reistijden van verschillende voertuigen. Hierdoor kan de vervoerder beslissen welke RFQ’s het beste zijn voor de winstgevendheid.
3. Kijk terug en analyseer
De opvolging van eerdere zendingen kan u belangrijke input geven voor de volgende vrachttenders.
Met een software kunnen vervoerders voltooide zendingen analyseren en break-even en klantwinstgevendheidsrapporten maken. Dit soort informatie helpt u bij het nemen van de juiste beslissingen bij toekomstige biedingen.
4. Observeer uw netwerk van onderaannemers
Expediteurs werken vaak met meerdere vervoerders als onderaannemers, beide partijen kunnen deelnemen aan het bieden van vrachttenders. Vaak levert een onderaannemer verschillende kostenberekeningsmodellen en individuele prijzen dan de hoofdaannemer.
Een goede softwaretool biedt u “what if” simulaties van meerdere kostenscenario’s en leidt u naar het meest geschikte scenario voor een definitief bod.
5. Bied kwaliteits-tijdberekeningen aan
Het winnen van een vrachttender gaat niet alleen over het bieden van de beste prijs. Het is ook belangrijk om te voldoen aan de kwaliteitseisen van de verlader. Verladers hebben behoefte aan een betrouwbare toezegging van vervoerders over doorlooptijden van de levering, evenals andere KPI’s zoals ladingbeveiliging, bewaakt parkeren en GPS-positionering.
Om aan de verwachtingen van verladers te voldoen, mogen vervoerders en expediteurs niet vertrouwen op open-source kaarten om afstanden en reistijden te berekenen. Dat komt omdat die niet de veranderende routecondities, routebeperkingen en bemanningsvereisten weerspiegelen.
Bij het berekenen van langeafstandsreizen kunnen de verschillen tussen een niet-geüpdatete open-source kaart en een live kaart zelfs 2-3 dagen zijn! Zorg er daarom voor dat u bij uw bod vertrouwt op kaarten van hoge kwaliteit, zoals die gebruikt worden in de TLNplanner met PTV software.
6. Let op de emissies
Bij vrachttenders wordt steeds vaker gezocht naar duurzaamheidseisen – namelijk het verminderen van schadelijke emissies. Veel verladers verwachten dat bieders de klimaatverandering helpen bestrijden door de uitstoot van hun voertuigen te beperken.
Tegenwoordig bevatten veel RFQ’s verzoeken om het brandstofgebruik en de CO2-uitstoot die vrijkomt tijdens verzending te evalueren.
Softwaretools, zoals TLNplanner en tender+, berekenen de CO2- en andere emissies op basis van de kenmerken van de gebruikte vrachtwagens en LZV’s.
Door de CO2-voetafdruk van uw wagenpark te berekenen, kunt u niet alleen aan de nieuwe vereisten in RFQ’s voldoen. U weet ook hoe u de voertuigen moet uitrusten ter voorbereiding op toekomstige regelgeving.
